يعتمد شاغلوا الوظائف الإشرافية اعتماداً كبيراً على الموظفين الذين يديرون مكاتبهم من سكرتارية ومساعدين إداريين ، إلى غير ذلك من المسميات. ويعد تسيير الأعمال المكتبية في مرونة ويسر من الأمور التي لا تتحقق إلا إذاتمكن موظفو إدارة المكاتب من إنجاز تلك الأعمال بكفاية وحرفية.
وكان من الضروري أن تتواكب عملية تطور قطاع الأعمال بوجه عام، مع عملية إعادة تدريب وصقل مهارات العاملين والعاملات بقطاع إدارة المكاتب بمختلف المؤسسات، ليتمكنوا من تأدية أعمالهم بطريقة تؤتي ثمارها المنشودة. لذا، فقد أصبح علم إدارة المكاتب علماً قائماً بذاته، له أصوله ومصادره، وبات يعتمد على الأساليب والأنظمة التقنية الحديثة.
أهداف البرنامج
يهدف البرنامج إلى تنمية معارف ومهارات المشاركين في مجالات الإدارة المكتبية الحديثة، و تنمية قدراتهم ومهاراتهم في استخدام الحاسب الآلي والحزم المطورة، وتنمية مهاراتهم اللغوية في الاستماع والمحادثة والكتابة والقراءة باللغة الإنجليزية، وكذلك تنمية مهاراتهم في إعداد التقارير المبسطة والمراسلات باللغة العربية.
محتويات البرنامج
أولاً - إدارة المكاتب
- الإدارة المكتبية الناجحة - سيكولوجية السكرتارية
- أسس الإدارة المكتبية - إدارة وتنظيم الوقت والعمل
- تنظيم الاجتماعات - تنظيم وتنسيق المكاتب
- الاستقبال والعلاقات العامة - معالجة البريد الصادر والوارد
- مهارات التعامل مع الرؤساء - نظم الحفظ والاسترجاع
- الاتصالات التحريرية - مهارات معالجة المكالمات الهاتفية بفاعلية
ثانيا - الحاسب الآلي
يتناول المقرر تدريب المشارك عمليا على المهارات اللازمة لاستخدام التطبيقات المكتبية المتقدمة لإدارة المكاتب الحديثة باستخدام الحاسب الآلي ، بحيث يتمكن المتدرب في نهاية الدورة من الاستفادة من التطبيقات المتقدمة لبرامج MS-OFFICE في أداء نموذجي للقيام بأعمال السكرتارية والإدارة المكتبية على النحو التالي:
- التعامل مع برنامج معالج الكلمات والنشر المكتبي من كتابة التقارير بشكل احترافي، تصميم النماذج المطبوعة، دمج المراسلات MS-WORD
- إنجاز العمليات الحسابية المعقدة بسهولة ويسر باستخدام الصيغ المتقدمة للجداول الإلكترونية MS-EXCEL.
- تصميم العروض المرئية المتقدمة بشكل احترافي MS-POWERPOINT.
- التعرف على كيفية إرسال واستقبال البريد الإلكتروني وتنظيم المواعيد والاجتماعات وإعداد قاعدة بيانات مراسلات العملاء MS-OUTLOOK.
- مقدمة للتعرف على ماهية قواعد البيانات واستخدامها في تصميم التطبيقات البسيطة للمساعدة في سهولة تخزين البيانات واسترجاعها MS-ACCESS.
- نبذة مبسطة للتعرف على كيفية استخدام الشبكة العالمية الإنترنت "INTERNET" وتطبيقاتها المختلفة مثل البحث عن البيانات.
ثالثاً - إعداد التقارير المبسطة والمراسلات التجارية باللغة العربية
- أهمية وخصائص الكتابة الفعالة
- استخدام الأشكال التوضيحية والرسم البياني
- أنواع التقارير والرسائل والعناصر الفنية في الكتابة
- أسس الاتصال الفعال ودوره في إنجاح التقرير
- مصادر المعلومات - عوائق الاتصال الفعال
- ورشة عمل في إعداد وكتابة التقارير والرسائل
- ديناميكية الاتصال
- الأسس العلمية في إعداد وكتابة التقرير أو الرسالة:
- صور وأشكال الاتصالات
هيكل التقرير - طرق الترقيم - معلومات التقرير
